Integritetspolicy

Unga Forskares integritetspolicy

Allmänt

Unga Forskare respekterar din integritet och rätten att ha kontroll över dina personuppgifter.

I denna integritetspolicy beskriver vi hur vi samlar in, använder, sparar, lämnar ut och skyddar dina personuppgifter.

Unga Forskare [802005-9385, Lilla Frescativägen 4C, 114 18 Stockholm] är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter som sker inom ramen för föreningen Unga Forskares verksamhet och vi är måna om att skydda dina personuppgifter och att följa lagar och regler, inklusive Dataskyddsförordningen (GDPR) (2016/679), som finns för att skydda privatpersoners integritet.

Unga Forskare hanterar personuppgifter som rör kunder, leverantörer och samarbetspartners (anställda eller företrädare för de företag som är våra kunder, leverantörer eller samarbetspartners), deltagare i verksamheter, föräldrar samt andra intressenter t.ex. affärskontakter, potentiella kunder och framtida samarbetspartners.

Observera att Unga Forskare inte ansvarar för anslutna föreningars hantering av personuppgifter.

Personuppgifter vi samlar in

Unga Forskare samlar in personuppgifter om du besöker eller registrerar dig på våra webbplatser eller i övrigt använder våra tjänster och verksamheter kan du komma att lämna information till oss. Detta kan omfatta:

Namn, födelseår och kontaktinformation inklusive e-postadress.
Leveransinformation, faktureringsinformation, betalningsinformation och annan information som du lämnar i samband med köp eller leverans av en produkt eller tjänst.
Demografisk information som till exempel adress alternativt IP-adress.
Annan information som är relevant för kommunikation, ekonomisk transaktion, tävlingar och internationella resor, föreningsanslutning, medlemsrevision och eventdeltagande vilket kan inkludera information om allergier eller matpreferenser.

Unga Forskare kan komma att uppdatera uppgifterna från andra offentliga register, så som SPAR, om det är nödvändigt för att upprätthålla god registervård.

Syfte med användning av personuppgifter

Vårt syfte med insamling och användning av personuppgifter är att ge dig tillgång till information, upplevelser och tjänster från Unga Forskare. Framför allt använder vi dina personuppgifter för att fullgöra, förbättra och anpassa våra åtaganden och verksamhet, hantera relationer samt göra utskick av information.

Unga Forskare tillhandahåller och använder sig av medlemsregistret eBas med personuppgifter, från våra anslutna medlemsföreningar eller via onlineregistrering, som är konfidentiella.

För att föreningen Unga Forskare ska kunna bedriva sin verksamhet behandlas personuppgifter för olika ändamål kopplade till Unga Forskares verksamhet. Den information vi samlar in från dig kan användas för att:

Administrera löpande aktiviteter och anmälningar (ex. deltagande i våra verksamheter (Stockholm International Youth Science Seminar (SIYSS), Utställningen Unga Forskare (UUF), sommarforskarskolor (SFS), Gnistan – ungas idéer om energi (GNISTAN), stipendieutlysningar och priser, internationella resor och deltagande på utbildningar och forum, events så som Riksstämman (RS) och Kongressen).
Kommunicera med deltagare genom verksamheterna och löpande aktiviteter ovan (kallelser till aktiviteter, deltagarinformation, information till målsmän m.m.)
Hantera ekonomiska transaktioner (personliga utlägg, stipendier och kontanta priser, arvoden).
Föreningen hanterar även personuppgifter i samband med ideella uppdrag, medlemsrevision och medlemsservice bland våra anslutna föreningar samt vid anslutning av nya föreningar.
Personuppgifterna behandlas vid anmälan till tävling, under pågående tävling och efter tävlingstillfället vid resultatrapportering och rapportering till finansiärer och samarbetspartners.
Föreningen behandlar även personuppgifter för att ansöka om bidrag från bland annat Myndigheten för Ungdoms- och Civilsamhällsfrågor (MUCF).
Övergripande kommunikation och marknadsföring av Unga Forskare.

Rekrytering

Genom att skicka in ditt CV godkänner du att dina personuppgifter inklusive e-postadress, mobiltelefonnummer och övriga digitala adresser, får lagras och användas av UF för att kunna på bästa sätt matcha dina förmågor mot de krav som vi har i nuvarande och framtida projekt.

Uppgifter som du lämnar direkt eller indirekt genom att skicka in din CV kan tillsammans med övriga uppgifter användas av Unga Forskare för att matcha dina kunskaper mot de kravs som ställs vid ett projekt eller en anställning. Den rättsliga grunden för vår behandling av dina personuppgifter är Unga Forskares berättigade intresse i rekryteringsprocessen.

Information som kan lämnas ut

Vi kan dela med oss av information till andra företag som behandlar data på våra vägnar för att vi ska kunna utföra våra tjänster t.ex., distribution eller andra tjänster för att upprätthålla och tillämpa våra användarvillkor och leveransvillkor. Dina personuppgifter kan dock komma att lämnas ut för att uppfylla rättsliga skyldigheter och kan överlämnas till polis och andra relevanta myndigheter om så anmodas eller krävs enligt lag.

Unga Forskare samarbetar endast med partners som behandlar personuppgifter inom EU/EES eller med företag som upprätthåller samma skyddsnivå som inom EU/EES genom att t.ex. ha anslutit sig till den s.k. Privacy Shield överenskommelsen mellan EU och USA.

Om Unga Forskare behöver dela dina personuppgifter med tredje land kommer du att informeras om detta och du kommer att få lämna ditt samtycke. Det kan exempelvis vara aktuellt när du ska tävla internationellt eller delta i ett internationellt forum.

Observera att vi varken säljer, handlar, eller på annat sätt överför, personligt identifierbar information till utomstående, s.k. tredje part.

Ändamål och rättslig grund

Ändamål med behandling	Laglig grund
Hantering av deltagande i verksamheter och events	Samtycke
Tävlings- och stipendieverksamhet	Samtycke
Vid anslutning av en förening till Unga Forskare	Avtal (som föreningen signerar) och samtycke
Ansökan om bidrag	Rättslig förpliktelse
Vid medlemsrevision	Avtal
I kontakt med medlem	Intresseavvägning
Utbildningar arrangerade av Unga Forskare	Samtycke
Besök på hemsida	Samtycke (genom att använda sig av hemsidan)
Sammanställning av statistik och uppföljning	Allmänt intresse samt rättslig förpliktelse
Publicering av material på hemsida och i sociala medier	Samtycke
Kontakt med anslutna medlemsföreningar	Avtal

Insamling med samtycke

När du registrerar dig via Unga Forskares webb, fortsätter att använda våra tjänster eller besöker våra webbplatser, eller via annan kommunikationskanal registrerar eller överför dina personuppgifter till Unga Forskare ombeds du att godkänna du att du har läst den här integritetspolicyn och samtycka till att dina uppgifter behandlas i enlighet med denna integritetspolicy.

Du kan när som helst återkalla det du har samtyckt till genom att klicka på länken eller genom att kontakta oss, för kontaktuppgifter se rubriken Så kontaktar du oss.

Lagring och gallring av personuppgifter

Behandlingen sker enligt gällande lagstiftning och innebär att personuppgifter inte bevaras under en längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. Unga Forskare genomför en bedömning årsvis om ändamålet med behandlingen av personuppgifter kvarstår. Om inte ändamålen med behandlingen kvarstår kommer uppgifterna att raderas. Varje gång vi inhämtar personuppgifter informerar vi dig om ändamål, hur vi sparar dina uppgifter, hur länge etc.

Detta innebär rent praktiskt att uppgifter gallras ut då de inte längre är aktuella eller nödvändiga för analyser eller direktmarknadsföring för de ändamål som de har samlats in för. Viss information kan behållas längre då det krävs så pga. andra lagkrav, som exempelvis bokföringslagen. Vid all hantering av personuppgifter iakttas dock alltid hög säkerhet och sekretess.

Säkerhet

Det är viktigt för oss att dina personuppgifter behandlas säkert. För att förhindra otillåten användning eller exponering av dina personuppgifter använder vi oss av rimliga fysiska, tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder i förhållande till mängd och känslighet av personuppgifter. Endast medarbetare eller ideellt aktiva, med uppdrag inom organisationen, som ska uträtta ett specifikt jobb (t.ex. medlemsrevision, föreningsservice, tävlings- och eventadministration, deltagaradministration, utbetalningar), får tillgång till personligt identifierbar information. De datorer/servrar som används för att lagra personligt identifierbar information lagras i en säker miljö.

Dina rättigheter och val

Du har rättigheter när det gäller dina personuppgifter och du har möjlighet att påverka din information och vad som sparas. Unga Forskare kommer på eget eller på ditt initiativ att rätta uppgifter som upptäcks vara felaktiga. Du kan även närsomhelst begära att dina uppgifter raderas eller att dess användning begränsas genom att skicka en e-post till kansli@ungaforskare.se. Om du anser att dina rättigheter inte respekteras av oss får du gärna kontakta Unga Forskare eller så kan du höra av dig till datainspektionen.

Du kan även erhålla information om vilka personuppgifter som är registrerade, genom att skriftligt begära ett s.k. registerutdrag från Unga Forskare genom att kontakta oss på kansli@ungaforskare.se.

Länkar till andra webbplatser

I händelse av att vår webbplats innehåller länkar till tredje parts webbplatser, hemsidor, eller material publicerat hos tredje part, är dessa länkar endast för informationssyfte. Eftersom Unga Forskare saknar kontroll över innehållet på dessa webbplatser eller dess material ansvarar vi därför inte för dess innehåll. Unga Forskare ansvarar inte heller för skador eller förluster som skulle kunna uppstå vid användning av dessa länkar.

Om cookies

Här kan du läsa mer om cookiepolicyn för den här webbplatsen.

Så här kontaktar du oss

För ytterligare information om personuppgiftshantering eller om du har frågor, är du välkommen att kontakta oss på:

Unga Forskare

Frescativägen 4c

114 18 Stockholm

Epost: kansli@ungaforskare.se

Telefonnummer: 08-34 45 00

Integritetspolicyn måste från tid till tid anpassas till de faktiska förhållandena och det rättsliga läget. Du hittar alltid den senaste versionen av vår Integritetspolicy här på www.ungaforskare.se, om vi gör avgörande ändringar (t.ex. behandlar uppgifter för nya ändamål eller för över dina uppgifter till nya parter) kommer vi att meddela dig vad ändringarna innebär.

Denna privacy policy gäller från och med 2018-05-24

Personuppgifter kopplat till ditt medlemskap i en ansluten förening i Unga Forskare

När du blir medlem i en förening som är ansluten till Unga Forskare godkänner du att:

Unga Forskare får tillgång dina personuppgifter i tre år. Uppgifterna administreras genom plattformen eBas som Unga Forskare tillhandahåller anslutna föreningar i rapporteringssyfte.
Statliga myndigheter och revisorer för Unga Forskare får granska dina personuppgifter.

Du har rätt att:

Slippa få dina personuppgifter utlämnade till andra.
Få ut en utskrift med all information som Unga Forskare har sparat om dig.
Få dina uppgifter rättade om de är fel.
Få uppgifter om dig raderade.

Det görs genom att kontakta den förening som du är medlem i och berätta vad du vill.

Unga Forskare använder dina personuppgifter till att:

Söka bidrag från Myndigheten för Ungdoms- och Civilsamhällsfrågor (MUCF) och landsting/regioner för varje medlem och varje förening.
Göra mail- och ringkontroller för att veta att medlemmarna är med i föreningen.
Låta revisorer för Unga Forskare slumpa fram ett antal föreningar och kontrollera att personuppgifterna stämmer.
Ta fram relevant statistik för Unga Forskare.
Kunna skicka ut information och be om svar på enkäter.

Din förening ansvarar för att:

Aldrig lämna ut dina personuppgifter utan att du har godkänt det.
Vara försiktiga så att ingen utanför föreningen kan ta del av dina personuppgifter.

Har du frågor om Unga Forskare och Dataskyddet för dina uppgifter kontakta generalsekreteraren för Unga Forskare, Se aktuella kontaktuppgifter på https://ungaforskare.se/kontakta-oss/

Du kan även kontakta oss på kansli@ungaforskare.se

Personuppgiftsbiträde / tekniskt ansvarig för webbplatsen

Denna webbplats driftas och underhålls av The Generation Webbyrå i Stockholm. Vid förekomst av personuppgifter hanteras dessa tekniskt i företagets serverhallar med fysisk lokalisering i Stockholm. Webbplatsen patchas och underhålls dagligen i enligt med gängse webbstandard för att kontinuerligt hålla högsta möjliga säkerhetsnivå.